Vidensportaler i SharePoint Online
23. marts 2023
SharePoint Online kan meget, men hvis du bruger det til at bygge en vidensportal, må du give afkald på værdiskabende funktioner
Vidensstyring i organisationer
I vor tids foranderlige dage er viden noget af det vigtigste en organisation har. Vidensstyring er paraply-begrebet for at skabe, dele, bruge og håndtere viden og information i en organisation. Et af hovedværktøjerne i vidensstyring er en vidensportal, som har flere fordele.
Øget effektivitet
En vidensportal kan øge effektiviteten tifold ved at give medarbejdere hurtig og nem adgang til information. Frem for at bruge tid på at søge efter information eller vente på svar fra en kollega, kan medarbejdere finde den viden de skal bruge med bare få klik. Dette kan spare dem for ikke uvæsentlige mængder tid og lade medarbejderne fokusere på vigtigere opgaver.
Forbedret samarbejde
Samarbejde er essentiel for enhver organisations succes og en vidensportal kan fascilitere samarbejde ved at være den centrale lokation, hvor medarbejdere kan dele viden om projekter og arbejdsområder. Dette kan hjælpe med at nedbryde siloer mellem afdelinger og sikre at alle arbejder sammen med samme mål i sigte.
Større beslutningskraft
En vidensportal kan forbedre beslutningskraften ved at give medarbejderne adgang til opdateret og præcis information. Det kan sikre at beslutningerne træffes ud fra det bedste grundlag, frem for via gætværk og antagelser. Derudover kan en vidensportal give medarbejdere indsigt i tidligere beslutninger og konsekvenserne heraf, hvorved der kan træffes bedre beslutninger fremover.
Øget innovation
En vidensportal kan også skabe grobund for innovation i en virksomhed. Ved at give medarbejderne adgang til et bredt felt af information og ideer kan en vidensportal hjælpe til at sætte gang i nye ideer og opfordre medarbejderne til at tænke ud af kassen. Dette kan føre til helt nye produkter, services og arbejdsgange, som kan hjælpe organisationen få forspring på markedet.
Forstærket kundeservice
Endelig kan en vidensportal forbedre kundeservice, ved at sikre at medarbejderne har adgang til den information de skal bruge, for at kunne levere rettidige og præcise svar på kundehenvendelser. Det kan være med til at styrke kundeloyalitet og øge kundetilfredsheden, hvilket fører til øget salg og skaber positiv omtale i markedet.
SharePoint Online til vidensportaler
Fra øget effektivitet og samarbejde til forbedret beslutningstagning, innovation og kundeservice, kan en vidensportal sørge for, at en organisation bruger sin viden så godt som muligt. Men hvordan skaber man så en vidensportal? Hvis din organisation har Microsoft 365 har den også SharePoint Online.
SharePoint Online er en cloudteknologi som indeholder en stor mængde funktionalitet, designet til at skabe og distribuere digitalt indhold. Man kan derfor foranlediges til at tro, at det må være nemt at skabe en vidensportal i SharePoint. Desværre vil du hurtigt støde på udfordringer, hvis du giver dig i kast med dette. For selvom SharePoint kan meget, kan det ikke alt.
Her kommer SmartStash ind i billedet.
SmartStash tilbyder et voksende sæt funktioner, der komplementerer, hvor SharePoints funktionaliteter ikke rækker. SmartStash giver styring og distribution af individualiseret indhold, overholdelse af compliance-krav og en overskuelig opsætning. Men SmartStash giver dig også workflows og automatiseringer, som sparer brugere og redaktører for timevis af arbejde.
Nedenfor finder du en detaljeret oversigt over de funktioner, som SharePoint kommer med, samt dem du kun får med SmartStash.
Her er et udpluk af de fede funktioner, som du kun kan få med SmartStash:
- Tilpassede e-mail templates
- Indhold præsenteret i kapitler, som en ordbog eller i procestrin
- Workflows til godkendelse og dokumentkontrol
- Målrettede indholdsforslag
- Eksport af læst/ulæst indhold
- Personaliserede påmindelser
- Dynamisk indholdsoverblik
- Hurtigsøgning og -filtrering baseret på emner og kategorier
- Harmonikafunktion
- Eksport af rapporter
- Personligt dashboard
- Microsoft Teams integration og notifikationer
Indholds- og dokumentstyring
| Funktion | SharePoint uden SmartStash |
SharePoint med SmartStash |
| Versionering | ||
| Registrer ændringer med notifikationer | ||
| Tilpassede e-mail templates | ||
| Direkte editering | ||
| Intelligent søgning | ||
| Alt indhold som ordbog | ||
| Alt indhold som kapitler | ||
| Alt indhold som procestrin | ||
| Fleksibel og simpel rettighedsstyring | ||
| Personaliseret informationsarkitektur |
Management system og workflows
| Funktion | SharePoint uden SmartStash |
SharePoint med SmartStash |
| Automatisk håndtering af udgivelser | ||
| Standard-compliant dokument kontrol | ||
| Standard-compliant versionering i godkendelsesproces | ||
| Integreret task management til gennemsyn og godkendelse | ||
| Bestem bindende karakter af information | ||
| Anbefal information til særlige målgrupper | ||
| Eksport af procesrapporter | ||
| Eksport af læst/ikke-læst kvitteringer | ||
| Administratorstyring | ||
| Justerbare påmindelser til ulæste artikler |
Brugervenlighed
| Funktion | SharePoint uden SmartStash |
SharePoint med SmartStash |
| Enkelt og brugervenligt styresystem | ||
| Overblik over den vigtigste information i en artikel | ||
| Fremhæv vigtig information med info-bokse | ||
| Integrér noter i fremhævede farver i artikler | ||
| Dynamiske indholdsoversigter til længere artikler | ||
| Hurtigsøgning og -filtrering baseret på emner og kategorier | ||
| Strukturering af tekstbokse med harmonikaelementer | ||
| Eksport af rapport over åbne processer | ||
| Favoritfunktion | ||
| Personligt Dashboard | ||
| Teams Integration (Tab og App) | ||
| Teams notifikationer via Bot og Chat Push |
Kontakt os
Hvordan kan vi hjælpe dig?
Lignende nyheder
