En hjælp til den store oprydning i Microsoft Teams
24. oktober 2024
Microsoft Teams: Friheden til at samarbejde
Er du medansvarlig for Microsoft Teams i jeres organisation, og møder du ofte holdninger som ”jeg kan aldrig finde det rigtige team” og ”der er alt for mange teams til, at jeg kan finde rundt i det”? Og har du også lært af bitter erfaring, at hvis du foreslår ting som ”har du prøvet søgningen”, så får du bare et stramt smil og himmelvendte øjne retur. Træls ja, og jeg forstår godt, at du ikke tager lige præcis den kamp nede ved kaffemaskinen.
I denne artikel vil jeg fokusere på fortiden og på at få ryddet op i den. Med andre ord, her er guiden til dig, der skal til at begynde den store oprydning i Microsoft Teams.
Anbefalingerne her er todelte:
- Først er der grovfilen, der tager det mest åbenlyse og går hurtigt frem.
- Dernæst er der et mere tidskrævende og fintmasket net.
De to instrumenter; ’Grovfilen’ og ’Det fintmaskede net’ er naturligvis kun billedsprog, som skal illustrere to overordnede tilgange til den proces, vi anbefaler, at du gennemgår. Du er velkommen til selv at prioritere og lave din egen fordeling mellem de to, men jeg håber, dette er et godt sted at starte for de fleste.
Grovfilen – det er lettere at holde orden end at gøre rent
Start med at komme af med det mest åbenlyse og måske en stor procentdel af alle de teams, I har. Et tip, inden du går i gang; husk at melde ud bredt,
- hvad du har tænkt dig at gøre,
- hvorfor du gør det, og
- hvornår det sker
Så er dine kollegaer varslet, og de har muligheden for at agere på fortidens rod, hvis det skulle være nødvendigt. Det er det dog sjældent. Når det er gjort, så find grovfilen frem og arkivér teams med disse karakteristika:
“Lasse leger med teams” og ”Peter Tester”. Ja det var sikkert en god test, men nu er tiden kommet til kun at have de teams der skal bruges aktivt og af flere kolleger: Ciao!
Måske var det værdiskabende på et tidspunkt, men tiderne har ændret sig, og teamet her står stille på perronen uden en lokofører. Lad fortid være fortid og giv dette team fred i arkivet: Adieu!
De samtaler foregår nok et andet sted: Vi snakkes ved… et andet sted. (Den spiller bare jazz’en et andet sted)
Hvis projektet er afsluttet for to år siden, så arkivér også teamet. Overvej i samme omgang, hvor I arkiverer projektdokumentation for fremtiden – og hvor længe I gør det; måske skal I bare have ét team til dette arkiv? Tak for hjælpen med at facilitere projektet og tak for denne gang.
Sommerfesten, julefrokosterne, fredagsbaren i maj 2023, udflugten til Tivoli – Få slettet disse sjove, sociale teams med det samme. Overvej om alle interne events kan ”samles” i ét blivende team, hvor I løbende tilpasser det team til den situation, I står i, måske med én kanal pr. event? Men for nu: Thank you for the music, goodbye!
Nå, det var de teams med karakteristika, hvor jeg ville bruge ’grovfilen’ og bare gå i gang uden at spørge alt for meget. Og jeg ville naturligvis, til en start, blot arkivere alle teams så kan de jo altid genoprettes hvis det er nødvendigt. Muligheden er i alle tilfælde rar at have.
Når du har været i gang med grovfilen, så sæt en aftale i din egen kalender til om 6 måneder og tag en tur med grovfilen igen. Forhåbentlig har I i mellemtiden fået en mere sund praksis ift. brugen af teams, og der er ikke brug for at gå helt så groft til værks. Som det gamle husholdningsråd lyder: Det er lettere at holde rent end at gøre rent, og det skal I gerne i gang med nu.
Det fintmaskede net
Sandsynligvis er du ikke i mål med den store oprydning i Teams på nuværende tidspunkt; men du er kommet langt, og dine kolleger vil allerede nu have lettere ved at navigere blandt jeres tilbageværende teams og finde det rigtige. Klap dig selv på skulderen.
Nu begynder arbejdet med de teams, der måske skal arkiveres og måske skal bruges mere. Uanset hvad, bedømt lidt fra afstand, så er der ofte noget ved disse teams, der skal gøres – men det er ikke helt entydigt hvad – og endnu vigtigere; hvem skal egentligt gøre noget?
Her følger lister over teams med forskellige karakteristika, der meget vel kan betyde, at nogen bør gøre noget ved dem:
Kontakt medlemmerne i disse teams og hør, hvem der har mod på at være Team-ejer. To ejere pr. team er det anbefalede minimum for de fleste teams; så start med dette som en ambition. Et team uden én ejer er ikke ønskeligt, så fokuser altid på at få sikret ejerskab til disse. Et team uden en ejer er en opgave, der skal løses, før eller siden.
Har I to eller flere teams med samme formål, så få ryddet op og hold kun det ene team, I bruger fra og med nu. Det kan være tidskrævende, men det skal gøres. En start kan være at sikre samme ejerkreds i alle dubletter og hjælpe ejerne med at konsolidere deres samarbejde på ét sted.
Teams med gæster (dvs. eksterne) er ikke et problem i sig selv, men helt klart noget, der fortjener opmærksomhed. Et team med gæster og uden ejerskab skal håndteres på den ene eller anden måde – uanset om det er aktivt eller inaktivt. Hvis I har teams med gæster, så sørg for, at ejere og medlemmer i teamet er trænede i, hvilke oplysninger de automatisk deler med gæsterne (i reglen alt!) og hvad der er rent internt og ‘hemmeligt’ (i reglen intet!).
Nu bevæger vi os ud i et felt, hvor en arkivering ikke nødvendigvis er det mest sandsynlige, men spørg ejeren(e) om dette team stadig er relevant, og hvis ikke – hjælp dem med at arkivere det. Der kan være mange teams i denne kategori, til gengæld og det er måske kun et lille plaster på såret – så ved du, hvem du kan gå i dialog med.
Som tidligere skrevet er gæster noget, der kræver opmærksomhed, og i inaktive teams med gæster i, er det altid en overvejelse værd at melde gæsterne ud af teamet, så de ikke længere har adgang til jeres data. I kan jo altid invitere dem ind igen.
struktureret Governance i Teams!
Dette var listen over teams, jeg anbefaler, I starter med at arkivere og håndtere, når I står foran den store oprydning. Det er ikke nødvendigvis den sjoveste opgave, men forhåbentlig er det ikke helt så uoverskueligt med disse anbefalinger, du kan støtte dig til.
Teams kan automatisk arkiveres, når de ikke længere er aktive, hvilket hjælper med at reducere rod og gøre det hele mere overskueligt.
Tag gerne fat i os i Fellowmind, hvis I vil have praktisk hjælp til oprydningen. Vi har prøvet det før og kan også hjælpe jer med at finde en balance ift. det fremtidige samarbejde, så I slipper for igen og igen at skulle gøre hovedrent. Vores metode, når vi hjælper med at etablere de gode rammer for samarbejdet i Microsoft Teams og sikrer en god Governance, består af:
- Anbefalinger & bedste praksis fra mere end 100 organisationer
- En fælles forståelse for de teams I har behov for i jeres organisation og en metode der hjælper med at skabe og styre dem
- En smart app der bl.a. gør, at der hele tiden kan holdes rent – og ikke skal gøres rent.
God arbejdslyst med oprydningen i Teams og med håbet om, at det kan skabe en hverdag, hvor teams kan være en bedre ramme for jeres samarbejde og skabe endnu mere værdi.
Lignende nyheder
