En hjælp til effektivt samarbejde sker ved at få styr på navngivningen af teams
25. august 2022
Navngivning af teams er ofte en overset praktik, men en god navnekonvention kan være med til at forbedre brugerens daglige arbejde.
Navngivning af teams er vigtigt, da det er en essentiel del af navigationen i Microsoft Teams applikationen. Dårlig navngivning af teams kan have konsekvenser, der hæmmer brugernes daglige arbejde.
Konkret betyder det at brugerne vil bruge mere tid på at søge information, da det kan være svært at finde det team, der rummer netop det indhold de søger. Desuden vil antallet af duplikerede teams formentlig stige, da brugere har tendens til at oprette nye teams, hvis deres søgning ikke hurtigt giver et brugbart resultat.
Navne er vigtige, da det hjælper os med at skabe mening. Den effektive måde at sikre en struktureret navngivning af teams er ved at implementere en navnekonvention. En navnekonvention er en ordning, der skal sikre at navngivningen af ressourcer (i dette tilfælde teams) sker på den samme måde.
En navnekonvention vil typisk bestå af faste præ- og/eller suffikser, hvor præfikser er det mest udbredte, da vores hjerner har tendens til at scanne fra venstre mod højre. I Teams kan teams nemt sorteres alfabetisk, og så vil teams af ens type eller karakter stå sammen. Det er effektivt. Derudover er et præfiks også det oplagte valg til navngivning af teams, da menuen i Microsoft Teams er begrænset til en vis mængde tegn, og vi derfor risikerer, at noget af navnet bliver skåret af. Af samme årsag anbefales det at begrænse jeres præfiks til så få tegn som muligt. Men andre ord: Gør det kort. Gør det ens. Gør det godt.
Generelt bør man ikke anvende et præfiks, der er længere end 10 tegn. Derudover anbefales det at holde sine teamnavne under 30 tegn, for at sikre at de er fuldt synlige i navigationen.
Navne-konventioner
En navnekonvention anvendes typisk til at angive typen, ejerskabet eller funktionen af teamet, men foruden disse kan en navnekonvention også være med til at styrke sikkerhed og compliance. Dette kan gøres ved at tilknytte geografisk lokation, adgang og følsomhed til navnet. En navnekonvention kan f.eks. oplyse slutbrugere om eksterne brugere i et team, og derved hjælpe med at skabe bevidsthed om det indhold, der deles i teamet.
Foruden en navnekonvention til at sikre ens navngivning af teams, kan det også være en fordel at reservere bestemte ord til organisatoriske teams, så disse ikke pludseligt er optaget af midlertidige projektteams. Det kunne f.eks. være afdelingsnavne, divisioner og regioner. Ligeledes kan det være en god idé at lave en ”blacklist” af eventuelle uønskede ord, der kan skabe forvirring.
IntraActive Governance sætter brugen af navnekonventioner i system. Læs mere omdet her.
Nikolaj Jonassen
Product Owner, IntraActive Governance
Similar news
