Onboarding uden frustrationer: Sådan giver du dine nye kolleger den bedste velkomst
De første dage på en ny arbejdsplads er afgørende. For den nye medarbejder handler det om at føle sig velkommen, finde svar på sine spørgsmål og komme hurtigt i gang. For virksomheden handler det om at skabe en ensartet onboardingoplevelse uden at drukne i gentagne spørgsmål, manglende adgange og manuelle opgaver.
Men virkeligheden ser ofte anderledes ud og kan være fyldt med frustrationer:
Den nye medarbejder mangler adgang til Teams. Introduktionsmaterialet ligger spredt mellem mails, SharePoint-sites og dokumentmapper. HR bliver mødt af de samme spørgsmål igen og igen:
“Hvor finder jeg personalepolitikken?”
“Hvilket team skal jeg være medlem af?”
“Hvor ligger præsentationen fra introduktionsdagen?”
Det er her, de rigtige værktøjer kan gøre en stor forskel.
Pain point #1: Information er svær at finde
Et klassisk onboarding-problem er, at nye medarbejdere ikke ved, hvor de skal starte. Når vigtig viden ligger spredt på tværs af systemer, bliver onboarding hurtigt frustrerende.
Løsningen: Ét samlet onboardingunivers på intranettet
Med IntraActive Intranet kan HR skabe dedikerede onboarding-sider, hvor nye medarbejdere får adgang til alt det, de har brug for fra dag ét.
Det kan eksempelvis være:
- FAQ om praktiske forhold
- Introduktion til organisationen
- Kontaktpersoner og nøglefunktioner
- HR-politikker og håndbøger
- Guides til IT-systemer
- Introduktionsforløb og tjeklister
I stedet for at skulle sende links og dokumenter manuelt kan HR samle hele onboardingoplevelsen ét sted. Det skaber tryghed for den nye medarbejder og sparer samtidig tid for HR og ledere.
Derudover bygger IntraActive Intranet på SharePoint og er designet til at gøre information mere tilgængelig gennem struktur, navigation og søgning.
Pain point #2: Nye medarbejdere føler sig udenfor
Intet sender et dårligere signal end at starte i en ny rolle uden adgang til de relevante Teams og samarbejdsrum.
Mange organisationer oplever, at der går dage eller uger, før alle adgange er på plads. Imens sidder den nye medarbejder på sidelinjen og går glip af vigtig viden og dialog.
Løsningen: Automatiseret adgang med IntraActive Governance
Onboarding handler ikke kun om information. Det handler også om at blive en del af fællesskabet.
Med IntraActive Governance kan organisationen automatisere styringen af Microsoft Teams, så nye medarbejdere får adgang til de relevante teams og arbejdsrum hurtigst muligt. Governance-løsningen understøtter automatiserede workflows, livscyklusstyring og standardiserede processer omkring Teams-administration.
Resultatet er, at medarbejderen:
- Kommer hurtigere ind i arbejdsfællesskabet
- Kan følge relevante samtaler fra starten
- Får adgang til vigtig dokumentation
- Oplever en mere professionel onboarding
Samtidig reducerer HR og IT behovet for manuelle opgaver og ad hoc-administration.
Pain point #3: HR bruger for meget tid på gentagelser
Når onboarding ikke er standardiseret, ender HR ofte som supportfunktion for spørgsmål, der kunne være besvaret på forhånd.
Det koster tid. Og tiden vokser i takt med antallet af nyansættelser.
Gevinsten: En skalerbar onboardingproces
Ved at kombinere IntraActive Intranet og IntraActive Governance kan organisationen skabe en onboardingproces, der både er effektiv for HR og værdifuld for medarbejderen.
HR får:
- Færre gentagne spørgsmål
- Mindre administration
- Mere ensartede onboardingforløb
- Nem opdatering af onboardingindhold
Nye medarbejdere får:
- Hurtig adgang til vigtig information
- Klarhed over, hvor de finder hjælp
- Adgang til relevante Teams fra start
- En oplevelse af at være velkomne og inkluderede
En god start skaber bedre medarbejderoplevelser
Onboarding er ikke bare en HR-proces, men medarbejderens første oplevelse af organisationen.
Når information er let at finde, og adgang til samarbejdsværktøjer fungerer fra første dag, bliver det lettere at komme godt i gang, blive produktiv og føle sig som en del af fællesskabet.
Med IntraActive Intranet kan I samle onboardingmateriale, FAQ’er og vigtige ressourcer ét sted. Med IntraActive Governance kan I sikre, at de nødvendige Teams og samarbejdsrum er klar, når den nye kollega starter. Sammen skaber de fundamentet for en moderne onboardingoplevelse, der gavner både HR og medarbejdere.
Vil du høre, hvordan IntraActive kan styrke jeres onboardingproces? Kontakt os for en uforpligtende dialog om mulighederne.