Tag styringen over Microsoft Teams

03-05-2021 Brugen af Microsoft Teams er eksploderet det sidste år under hjemmearbejde, og med det mængden af teams i mange organisationer. Men hvordan kan man bevare overblikket og sikre det gode samarbejde?

Hvad er Governance?

Governance er betegnelsen for de regler, politikker og processer, som en organisation styres og arbejder efter. Vi kan skære det ned til 3 niveauer af governance:

  • Organisatorisk niveau: Styringsramme
  • Systemniveau: Tekniske indstillinger
  • Personniveau: Menneskelig adfærd

På det organisatoriske niveau handler det om principper. Har man en tillidsorganisation med frihed under ansvar, eller en styret organisation med klart definerede politikker og arbejdsgange? Systemniveauet dækker de tekniske indstillinger man kan lave, for at sikre medarbejdernes brug af deres digitale værktøjer. Personniveauet er den menneskelige adfærd og den organisatoriske kultur, der er mellem medarbejderne.

Afhængigt af governance-politikkerne kan pendulet svinge fra ude af kontrol til afhængig af kontrol. I midten har vi organisationer med styring, men hvor alt kan ske.

Vi har for eksempel arbejdet med skoler, hvor Microsoft Teams er blevet frit tilgængeligt, og brugerne har oprettet teams på livet løs, bl.a. hver gang de skal skrive en ny opgave. Skolen har da været i vildrede omkring, hvornår de kunne rydde op i de mange teams. Når projekterne var færdige? Når eleverne var stoppet på skolen? Overblikket går tabt og skolerne står pludselig med hundredvis af teams, som ingen styrer.

I den anden ende af skalaen har vi oplevet organisationer, hvor kun 1 person kunne godkende oprettelsen af nye teams, og deres tilpasninger. Derfor skulle alle forespørgsler om nye oprettelser og tilføjelser af faner som Planner gå igennem denne person. Det kan man roligt kalde en flaskehals og et eksempel på for meget kontrol.

Det er imellem disse to eksempler, at vi finder den gyldne middelvej. Styring skal være lettilgængelig og være en hjælp, ikke en hindring.   

Teams governance ud af boksen

Microsoft Teams har allerede flere governance-værktøjer indbygget. Der er bl.a. mulighed for at styre gæsteadgang, og begrænset mulighed for teams-templates. Desuden er der et par standardindstillinger i Teams, man kan bruge til at definere, hvad medlemmer af et team må gøre. Det er dog indstillinger man kan definere for hvert enkelt team, og som ikke kan styres fra central hold.

IntraActive Governance

Vores værktøj til governance, IntraActive Governance, fungerer som en app i Microsoft Teams, og indeholder en formular og en provisioneringsmotor til oprettelse af teams. Ved et tryk på en knap føres brugeren trin for trin igennem oprettelsen af et nyt team. Man kan vælge mellem fastdefinerede skabeloner, der er opsat ud fra forskellige politikker og regler. Det kan være i form af navnekonventioner, metadata, godkendelsesflow m.m. Det giver muligheden for at oprette teams til brug for projektarbejde, til afdelinger, til sociale aktiviteter og hvad end der er behov for i den pågældende organisation. På den måde er teamet klar til brug sekundet efter oprettelsen, hvor man ellers kunne bruge mængder af tid på at tilføje faner og indstille politikker manuelt.

Med i IntraActive Governance produktet får man også integration til et læringssystem med tilgængelige kurser i brugen af Microsoft Teams. De kan klæde brugerne på til effektivt at samarbejde i teams og til at afholde professionelle og effektive online-møder.

Gode governance-politikker

Hvad end man bruger Microsoft Teams ud af boksen eller med et produkt som IntraActive Governance, er det en god ide at definere, hvilke governance-politikker, der skal gælde i din organisation. Her er 5 overvejelser du altid bør gøre dig, når det kommer til brugen af Microsoft Teams:

  1. Ejerskab: Skal alle teams have en ejer? Vi anbefaler faktisk 2 ejere, da det er en sikring, hvis den ene går på orlov, siger op eller lignende. Der findes ikke en indstilling i Microsoft 365 til ejerskab, som der gør i IntraActive Governance, men man kan altid opsætte en "soft policy" om hvad det betyder at eje et team.
  2. Livscyklus: Hvornår er et team dødt? Skal det arkiveres efter endt brug, eller ligefrem slettes? Med IntraActive Governance kan du styre et teams livscyklus fra vugge til grav, med forskellige politikker til forskellige Teams typer (skabeloner). Hvis du ikke har IntraActive Governance kan Azure Group Expiration Policy hjælpe, men det kræver en licens.
  3. Navnekonvention: Jo flere teams, der oprettes, jo flere forskellige "navnekonventioner" dannes der. Det kan være en god ide at tage kontrol over navngivning så man undgår teams, der lyder ens og forvirrer brugerne. Azure Naming Convention kan hjælpe her, og det kan IntraActive Governance selvfølgelig også.
  4. Gæsteadgang: Med mulighed for ekstern adgang i teams er det vigtigt at besvare følgende spørgsmål for sin organisation: Må vi invitere eksterne gæster ind i vores teams? Hvad må gæsterne i teamet? Med IntraActive Governance kan svarene på disse spørgsmål automatiseres ved teamets oprettelse.
  5. Microsoft Teams indstillinger: Slutteligt gælder nogle overordnede governance-spørgsmål: Hvor må vi gemme filer? Hvilke apps må brugerne anvende? Her kan Microsoft Teams administratoren sætte flere indstillinger, som gælder for alle.

Microsoft Teams Governance: