Kom godt i gang med nyheder på intranettet

29-05-2020 På rigtig mange intranets spiller nyheder en central rolle. De har ofte stor betydning i forhold til at skabe et levende intranet. Store dele af intranettet består af statisk information. Nyhederne er det dynamiske element, men de kommer ikke af sig selv, og et levede, dynamisk nyhedsflow kræver planlægning. Her får du tips til, hvordan du kan planlægge nyhedsflowet på dit intranet.

Hvad er en nyhed?

Det er en rigtig god ide at få defineret, hvad der udgør en nyhed. Her kan det være en hjælp at opstille nyhedskriterier, og der kan blandt andet hentes inspiration i de klassiske nyhedskriterier (aktualitet, væsentlighed, identifikation, sensation og konflikt), men et kriterie kunne også være, om nyheden er relateret til strategien eller udvalgte fokusområder i organisationen. Med udgangspunkt i nyhedskriterierne kan det afgøres, om en nyhed er egnet til intranettet, og om den skal publiceres som topnyhed, feature story eller lokal nyhed.

Hvor ofte vil vi publicere?

For at sikre et tilpas flow i nyhederne på intranettet kan det være brugbart at lave en indholdsplan. Det er særligt relevant i forhold til topnyheder. Det kan helt lavpraktisk gøres i et simpelt dokument, hvor man opretter en plan for, hvilke nyheder der skal udkomme hvornår, og dermed får skabt et overblik over de kommende ugers publiceringer. For mange giver det et fint flow med 3-5 topnyheder pr. uge. Det giver brugerne en mulighed for at følge med, uden at det går for hurtigt.

Hvem kan publicere?

Nyhedsflowet påvirkes selvfølgelig også af, hvem der kan publicere nyheder. Rigtig mange vælger en løsning, hvor udvalgte redaktører har mulighed for at publicere topnyheder, mens en større gruppe, eller simpelthen alle medarbejdere, kan publicere nyheder i et andet nyhedsflow som f.eks. lokale nyheder. I forhold til om alle medarbejdere skal have mulighed for a publicere, kan man eventuelt tage udgangspunkt i, om alle medarbejdere har mulighed for at sende mails til hele eller store dele af organisationen. Hvis ja, bør de så ikke også have mulighed for at publicere nyheder til alle?

Hvad er tilladt?

Det kan være en fordel at give afsenderne af nyheder så klare retningslinjer som muligt og gøre det nemt for dem at udgive nyheder på intranettet. Hvis det er for besværligt, og de skal vente på en lang godkendelsesproces, eller det kræver en uddannelse i teknikken for at kunne opsætte en nyhed, er der en risiko for, at de finder andre kanaler af udgive deres nyheder i. Så bliver det svært at gøre intranettet levende. I en organisation med flere nationaliteter og lokationer kan det f.eks. være en god idé at tage stilling til, om lokale nyheder må publiceres på lokalt sprog, eller om alt skal være på engelsk. Efterhånden findes der tilstrækkelige oversættelsesmuligheder i SharePoint, hvilket kan gøre det nemmere at dele indhold på tværs af sprog.

Hvordan opsættes en nyhed?

En nyhedsskabelon er ofte en rigtig god ide og har flere fordele. Den gør det nemt for redaktørerne at oprette en nyhed, og lader dem fokusere på indhold fremfor layout. Ligeledes sikrer den ensartethed i nyhederne, hvilket giver en god brugeroplevelse for læserne, da de nemt kan afkode indholdet. Det kan også være en god ide at stille et billedarkiv til rådighed, så redaktørerne ved, hvilke billeder de må bruge til nyheder. I forhold til opsætningen kan det også være relevant at tage stilling til, om det skal være muligt at kommentere og like på nyhederne.  

Det er vores erfaring, at disse punkter kan give et rigtig godt fundament for et levende nyhedsflow på intranettet. Det er uanset om formålet med nyhederne er at styrke videndeling på tværs af organisationen, samle organisationen, styrke identiteten, skabe engagement og stolthed hos medarbejderne eller noget helt andet. Teknologien spiller selvfølgelig også en rolle i forhold til alt dette, og giver os mulighed for at understøtte de beslutninger, vi tager i forhold til vores nyhedsflow. Og så skal nyhedsflowet på intranettet selvfølgelig hænge sammen med den øvrige kommunikation i organisationen og tænkes sammen med programmer som Microsoft Teams og Yammer. I denne video kan du høre mere om, hvordan intranettet, Teams og Yammer tilsammen kan sikre et godt kommunikationsflow.