Det Kgl. Bibliotek har fået et fælles digitalt samlingspunkt med IntraActive

14-12-2020 Hvordan skaber man en fælles digital platform, når flere organisationer bringes sammen til én, men hver har deres egne systemer med i bagagen? Den udfordring har ProActive hjulpet Det Kgl. Bibliotek med at finde svaret på.

I 2017-2018 fusionerede det Kgl. Bibliotek med flere andre organisationer, heriblandt Statsbiblioteket, Aarhus Universitetsbibliotek og Det Administrative Bibliotek. Alle bragte eksisterende intranet og samarbejdsværktøjer med sig i fusionen, hvilket skabte forvirring hos brugerne. For hvor læser man sidste nyt, når der er flere forskellige platforme at finde det på?

Det naturlige teknologivalg
Det var tydeligt, at organisationens brugere savnede et fælles digitalt samlingspunkt. I januar 2019 gik jagten ind på det bedste match af platforme. Efter et grundigt analyseprojekt som sluttede af med en indgående analyse og vurdering af 5 forskellige systemer, faldt valget på SharePoint Online og Microsoft Teams. Til at hjælpe dem med at bygge og udrulle de nye kommunikations- og samarbejdsplatforme, samarbejdede det Kgl. Bibliotek med ProActive.

SharePoint og Microsoft Teams kunne ikke imødekomme organisationens behov i deres standard form. Derfor har det Kgl. Bibliotek også taget 3 af ProActives produkter til sig: IntraActive Intranet til ny samlet intranetplatform, IntraActive Governance til at holde styr på den nye samarbejdsplatform, og IntraActive Learning som har kurser til alle Office produkter, inklusive Microsoft Teams og SharePoint.

Virtuel lancering
Det Kgl. Bibliotek er en af de mange danske arbejdspladser, hvis medarbejdere arbejder hjemme så vidt som muligt, grundet COVID-19. Derfor blev lanceringen af det fælles digitale samlingspunkt afholdt virtuelt den 12. november på et stort online event. Særligt intranettet vækkede stor begejstring, da brugerne nu har fået én central kommunikationsplatform, hvor de kan finde og publicere relevante nyheder og finde al fælles viden i organisationen.

Brugerundersøgelser
Live eventet var ikke første gang brugerne stiftede bekendtskab med deres nye digitale arbejdsplads. Projektteamet holdt løbende organisationen opdateret undervejs i projektet, og alle medarbejdere blev inviteret til at teste navigationen på det nye intranet inden lanceringen. Den emnebaserede navigation blev tilpasset efter to runder brugertests, og brugerundersøgelserne var guld værd, da de identificerede de rigtige termer og inddelinger.

Which tool When
I samarbejde med ProActive skabte Det Kgl. Bibliotek en oversigt over alle deres digitale værktøjer og de opgaver man kan løse i dem. Oversigten findes både digitalt og som papkopi, så alle brugere har den lige ved hånden. Which tool When, som oversigten hedder, har givet det overblik, som brugerne før savnede. Nu er det tydeligt, hvor man skal samarbejde om projekter, hvor man kan dele nyt om afdelingen og hvor man finder organisationens politikker og regler. Den digitale Which Tool When linker direkte til det pågældende værktøj og til et grundlæggende kursus i værktøjets funktioner i IntraActive Learning.


Vores medarbejdere er begejstrede for deres nye digitale samlingspunkt. Et af vores succeskriterier var at få mere gang i nyhedsformidlingen. Før var det besværligt at lave nyheder og man skulle vælge hvor nyhederne skulle publiceres på 4 forskellige platforme, hvilket skræmte de fleste væk. Nu ser vi hver dag 2-3 nyheder på vores nye fælles intranet.

Også brugen af Teams er gået rigtig godt. Introduktionskurserne til Microsoft Teams i IntraActive Learning har gjort samarbejdsværktøjet lettilgængeligt for alle, og brugerne har oprettet mere end 200 nye teams på kun 3 uger. Med IntraActive Governance sikrer vi at de nye teams har de metadata og politikker tilknyttet, som gør at vi kan holde styr på dem.


Vi har været glade samarbejdet for med ProActive og for valget af IntraActive som platform til vores digitale samlingspunkt.

Bjarne Andersen – Vicedirektør for IT, det Kgl. Bibliotek.