Governance på intranettet

03-05-2019 Content governance er en af de slags fraser som IT konsulenter kaster af sig og regner med at alle forstår, men hvad er det egentlig?

Oversat til dansk, taler vi om indholdshåndtering. Kort fortalt er indholdshåndtering den måde man sikrer sig, at sit indhold, fx på et intranet, er gældende og relevant for læserne. Med en god content governance sørger man for at filtrere gammelt indhold væk, og måske ligefrem sende indholdets forfatter en besked om, at det er blevet tid til at opdatere indholdet.  

Faren ved manglende content governance 

Hvis du ikke benytter dig af content governance, er du i fare for at få, et intranet som sander til. Det er en platform, hvor brugerne ikke føler, de kan stole på søgeresultater og håndbøger for indholdet virker forældet og rodet. Så snart den følelse af mistillid begynder at sprede sig hos brugerne, vil det føre til øget modstand mod intranettet.  

Hvordan går man i gang med content governance?  

Det hele starter med en beslutning og en forankring af ansvaret i organisationen. Det er klart at foretrække, hvis du kan få ledelsen med på beslutningen, da de kan sikre de ressourcetiltag det vil kræve. Indholdet og ansvaret for dets vedligehold skal placeres i organisationen, og der skal dedikeres tid til, at de ansvarlige kan nå at løfte ansvaret. 

Det er klart at foretrække, hvis indholdsstyringen kan ske så automatisk som muligt. Det vil sige, at du kan sætte revisionsdatoer og ansvarlige redaktører på indholdet - når revisionsdatoen nærmer sig, vil den ansvarlige automatisk få besked derom, og kan da sørge for at indholdet opdateres.  

Hvis dit system ikke kan sikre en sådan automatik, må I gå mere praktisk til værks. I kan fx planlægge oprydningsrunder hver 3. måned, hvor I manuelt gennemgår indholdet og tjekker dets relevans.  

Hvad hvis intranettet allerede er sandet til?  

Content governance forløber klart lettest, hvis det er igangsat fra intranettets start, men oftest får man først øjnene op for værdien af at holde indholdet ved lige, når ens intranet allerede er begyndt at sande til og utilfredsheden summer blandt brugerne.  

I det tilfælde handler det om at gå i gang så hurtigt som muligt, og kickstarte processen med en stor oprydningsrunde. Her kan I med fordel fastsætte nogle politikker, som gør det let at vælge, hvad der skal slettes, opdateres og bevares som det er, og som kan danne grundlaget for den fremtidige content governance politik. Et bud på sådanne regler kan være: 

  • Indhold der ikke har været opdateret i 3 år skal slettes 
  • Håndbogsartikler omhandlende samme emner skal slås sammen 
  • Alle politikker skal tildeles en revisionsdato og en indholdsansvarlig 

Det vigtigste ved fastsættelsen af sådanne regler er, at de er operationelle.  

Den gode content governance 

Hvis du har fået mod på at kaste dig over content governance, så dit intranet kan holde sig relevant og opdateret, så er her 3 gode råd:  

  1. Ledelsesopbakning - Få ledelsesopbakning så der dedikeres ressourcer til driften af intranettet. 
  2. Politik - Fastsæt realistiske regler som sikre at indhold vedligeholdes. 
  3. Gør det operationelt - Sørg for at systemet understøtter jeres politikker.  

Quick Talk om Content Governance: