EKJ har taget styringen over Microsoft Teams med IntraActive Governance for Microsoft Teams

28-09-2020 EKJ har modnet deres digitale projektarbejde med organiseret brug af Microsoft Teams.

Som projektorganisation har EKJ et stort behov for at strukturere projektarbejde, så de rette projektdeltagere får adgang til de korrekte dokumenter og samarbejdsrum.

Samarbejds- og kommunikationsplatformen Microsoft Teams har derfor fået en fremtrædende rolle i EKJ’s digitale projektarbejde. EKJ erfarede hurtigt, at oprettelsen af nye Teams let kan løbe løbsk. I samarbejde med ProActive valgte EKJ en løsning med brug af produktet IntraActive Governance for Microsoft Teams. Produktet tilføjer det administrationslag, som skal til, for at få styr på Microsoft Teams.

3 skabeloner skaber overblik

IntraActive Governance for Microsoft Teams består af en oprettelsesmotor, som sætter teams-oprettelsen i system og som automatiserer teamets livscyklus, fra vugge til grav, ved brug af virksomhedsspecifikke workflows og politikker.

Med IntraActive Governance for Microsoft Teams har EKJ fået 3 teamskabeloner, som imødekommer hovedparten af deres forskellige typer af projekter:

  1. Quick team: Det hurtige interne samarbejdsteam
  2. External Collaboration team: Det eksterne samarbejdsteam med mulighed for at invitere eksterne samarbejdspartnere ind i teamet
  3. Social team: Det sociale team som understøtter EKJ’s lokale cykelklub, vinklub og lignende

Ved oprettelse af en af de tre templates, følger en række supplerende data og workflows som sikrer, at EKJ med lethed kan overskue deres teams. For eksempel får hvert team et præfix, så de let kan differentieres. EKJ og ProActive har ligeledes opsat forskellige politikker, som gør det let at administrere de mange forskellige teams, afhængigt af den skabelon de er oprettet efter.

Tag for eksempel et quick team: efter 100 dage skal ejerne tage stilling til, om teamet stadig er relevant.  Ligeledes er der opsat en politik om at alle teams, uafhængigt af skabelon, skal have minimum to ejere, så der tages højde for pludselig opsigelse, sygdom eller lignende.

Tryg introduktion til brugerne

Hos EKJ har Microsoft Teams erstattet Skype for Business. Derfor er der flere brugere, som endnu ikke føler sig helt fortrolige med brugen af Microsoft Teams. For at imødekomme dem, er oprettelsesmotoren knyttet sammen med læringsplatformen IntraActive Learning, hvor EKJ’s medarbejdere kan lære at forstå og få det bedste ud af Microsoft Teams.

”Vi har været rigtig tilfredse med vores brug af IntraActive Intranet til vores intranet og kunne hurtig se værdien i produktet IntraActive Governance for Microsoft Teams til at få styr og kontrol med vores brug af Teams. Det har været et effektivt projektforløb og samtidig positivt at vi kan øge vores ansattes læring og brug af Teams ved hjælp af IntraActive Learning” udtaler Thomas Petersson, IT-Chef, EKJ.

Om EKJ

EKJ er et uafhængigt rådgivende Ingeniørfirma, som rådgiver og bistår sine kunder i forbindelse med planlægning, projektering, opfølgning og ledelse inden for anlæg, miljø og byggeri. EKJ har kontorer på tværs af Danmark, foruden 2 datterselskaber og en afdeling i Bulgarien og beskæftiger mere end 250 medarbejdere.