Checklisten for at komme i mål med Microsoft Teams

23-12-2021 Virksomheder står overfor et valg i f.t. kreativitet versus kontrol i brugen af Microsoft Teams eller måske rettere et modus vivendi mellem de to poler.

Kreativitet versus kontrol i brugen af Microsoft Teams!

Når en organisation skyder Microsoft Teams ud til brugerne, så kommer der hurtigt til at ligge vigtige og kritiske informationer i form af kommunikation, filer, notater, beslutninger osv. i de enkelte teams. Informationerne er vigtige i selve arbejdet i teamet, men i nogle tilfælde vil de også være kritiske i fremtiden, når det pågældende team ikke mere er i fuld vigør eller det måske er arkiveret.

De virksomheder, der tilbyder deres brugere at oprette Teams frit kan have oplevet at det hurtigt fører til en dramatisk stigning i ustruktureret information i Microsoft 365. Det bliver hastighed på bekostning af kontinuitet og kontrol – og det kan på sigt have flere omkostninger som f.eks. at brugerne begynder at have svært ved at finde informationer iblandt de mange Teams, kanaler, mapper og faner eller i værste fald at kritisk information går tabt.

Omvendt vil en for restriktiv tilgang til oprettelse og brug af teams også kunne tage dynamikken ud af Microsoft Teams og ikke udnytte applikationens styrker som kommunikations- og samarbejdsplatform. Man må finde et modus vivendi her.

Har vi stået i samme situation før?

Skuer man tilbage 30 år, så stod mange organisationer i samme situation, da man tilbød brugerne at gemme deres dokumenter på filservere i 80'erne. Mappestrukturer blev hurtigt et vigtigt diskussionsemne internt i organisationer, og hvor det at definere en robust, overskuelig og forståelig mappestruktur for alle medarbejdere var essentiel. Lagring og fremfinding af dokumenter blev "talk of the town"!

På samme tid dukkede også Lotus Notes frem som en samarbejdsplatform, men Lotus Notes viste sig at have en akilleshæl. Platformen skabte mulighed for en stor dynamik og kreativitet i at bygge løsninger i virksomhederne dog med det resultat at governance kom i baggrunden. På mange måder har Microsoft Teams samme udfordringer.

Køreplan for en god udruling og governance af Microsoft Teams

Ibrugtagningen af Microsoft Teams må derfor ske overvejet og med et forretningsmæssigt og organisatorisk perspektiv. Vi har defineret følgende køreplan:

Checklisten for at komme i mål med Microsoft Teams

Ovenstående køreplan skal indgå i en fortløbende proces, hvor man iterativt genbesøger strategi, politikker og regler og får defineret en bedste praksis. Microsoft Teams har siden applikationen blev lanceret fået et udtal af nye funktioner og den udbygges med stor fart. Man må derfor som organisation løbende genbesøge sin strategi og politikker for anvendelsen af Microsoft Teams og løbende kommunikere disse forventninger ud til medarbejderne.

Checkliste til at sikre god Governance

I det konkrete arbejde med at definere og udforme Governance regler for brugen af Microsoft Teams, så kan man anvende nedenstående checkliste. Checklisten sikrer et 360 graders syn på, hvordan man vil arbejde med Microsoft Teams i sin organisation. Vil du vide mere omkring vores checkliste og hvordan man kan bruge den, så kontakt til os.

Checkliste for Teams Governance

 

IntraActive Governance er en App inde i Teams

IntraActive Governance er en app inde i Microsoft Teams, der hjælper ledelse, IT afdelingen og den enkelte medarbejder med at sikre kontrol og overblik over brugen af Microsoft Teams i ens organisation. Læs mere om IntraActive Governance.