Alabu Bolig introducerer nyt intranet og ny løsning til dokumenthåndtering

05-12-2018 Alabu Bolig får fuldt overblik over hele forretningen på tværs af alle udlejningsafdelinger og funktioner med nyt intranet.

Ved at administrere næsten 6.000 boliger og servicere godt 15.000 beboere er Alabu Bolig en af Aalborgs største boligorganisationer til formidling af lejeboliger.

Alabu Bolig har netop introduceret et nyt intranet til organisationens cirka 100 medarbejdere, hvoraf 30 er placeret centralt i administrationen og 70 er ejendomsfunktionærer m.v, der er på farten det meste af tiden. Derfor var det meget vigtigt, at man fik en mobil intranetløsning, som nemt kunne tilgås hvor som helst og når som helst. Det har Alabu Bolig nu fået med IntraActive.

Bedre indsigt i forretningen på tværs af organisationen

Det nye intranet skal først og fremmest gøre det nemmere for både administrative og kørende medarbejdere at dele information og få bedre indsigt i, hvad der sker i de enkelte udlejningsafdelinger. Derfor består den mest centrale og væsentlige feature ved løsningen i at opsamle information på tværs af afdelinger og funktioner, og præsentere informationen på en overskuelig og brugervenlig måde. Det kan være information om senest redigerede dokumenter, e-mailkorrespondance, kontaktinformationer og kalender med kommende aktiviteter så som afdelingsmøder, runderinger m.v.

Allabu Bolig Intranet forside

Alabu Boligs bestyrelse har tilmed fået deres eget samarbejdssite hvor de kan dele dokumenter og mødereferater. Endvidere indeholder løsningen kontraktstyring for underleverandører og samarbejdspartnere.

Slut med lange udviklingsforløb

Løsningen er baseret på IntraActive og SharePoint i Office 365. Valget af platform begrunder IT-ansvarlig Jeppe Dahl Larsen således:

”Ved valget af Office 365 og SharePoint som platform har vi en basis platform, hvor det på kort tid er let at skræddersy løsninger efter vores konkrete behov, helt ned til den enkelte persons behov. Tidligere har vi måttet igennem og vente væsentligt længere tid på større udviklingsforløb/tiltag.”

Derudover anvendes tredjepartsproduktet WorkPoint Express til direkte arkivering af e-mails fra Microsoft Office klienterne. Layer2 bruges til at trække stamdata fra branchesystem såsom kontakter i de enkelte afdelinger.

Alle medarbejdere med på vognen

Men uanset hvor avanceret og smart en IT-løsning er sat sammen, bliver den aldrig nogensinde en succes, hvis ikke man får brugerne med. Det tog Alabus Boligs ledelse alvorligt og afsatte således en hel dag til at afholde en workshop for at introducere medarbejderne til det nye intranet, men også for at samle input til, hvordan løsningen kan blive endnu bedre.

Der er også iværksat træning af slutbrugerne, så de bliver klædt fuldstændig på til at anvende den nye løsning.

”ProActive har helt fra den indledende dialog/afklaring formået at forstå vores dagligdag og leveret en løsning der matcher denne”, siger Klaus Ringgaard, Direktør